Siliä Oy:n tietosuojaselvitys

Siliä Oy:n tietosuojaselvitys

Tämä on Yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 23.05.2018. Viimeisin muutos 29.5.2018.

 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö tietosuojaselvitystä ja rekisteriä koskevissa asioissa

Siliä Oy, Liisankatu 8 A, 5 krs., 00170 Helsinki

Yhteyshenkilö: Tiia Hamro-Drotz
Puhelin: +358 44 016 9294
Sähköposti: tiia [at] silia.fi

 

2. Rekisterin nimi

  1. Markkinointiviestinnän piiri
  2. Siliä Oy:n asiakasrekisteri

 

Rekisteri 1. Siliä Oy:n markkinointiviestinnän piiri

1. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietoja käsitellään Siliä Oy:n yhteydenottoa, uutisten ja uutiskirjeiden, tarjousten, tapahtumatietojen sekä muiden materiaalien toimittamista varten. Siliä saattaa tehdä rekisterissä oleville suoramainontaa, kohdistettua verkko- ja sosiaalisen median mainontaa.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

 

2. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet.

Ajantasaiset ja päivitetyt henkilötiedot säilytetään Siliä Oy:n CRM-palvelimella Taimerissa sekä sähköpostiohjelmassa MailChimpissä (sähköpostiosoite ja etunimi).

 

3. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja lisätään rekisteriin Siliä Oy:n henkilöstön lisääminä henkilön itsensä luvalla tai henkilön itsensä lisäämänä tämän lomakkeen kautta.

Lisäämme rekisteriin manuaalisesti henkilöitä, joiden katsomme täyttävän oikeudellisen edun potentiaalisena kauppasuhteena. Oikeudellista etua harkitaan huolella tasapainotestillä ja varmistetaan henkilön työroolin olevan sellainen, että emme tuota harmia tai muuta haittaa.  Yhteystietolistoja saatetaan myös ostaa.

 

4. Muutokset uutiskirjeisiin

Rekisterissä oleva henkilö voi tehdä muutoksia omiin tietoihinsa uutiskirjeen mukana tulleen henkilökohtaisen linkin kautta tai ottaa yhteyttä sähköpostilla tiia@silia.fi. Rekisteristä voi poistua tästä.

 

 

Rekisteri 2. Siliä Oy:n asiakasrekisteri

1. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus, sopimus tai oikeutettu etu.

Siliän asiakasrekisterissä ovat asiakasyrityksen osoittamat yhteyshenkilöt ja henkilöt, jotka vaikuttavat yhteistyöhön ja ovat osa projektiryhmää.

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseksi, sopimuksen täyttämiseksi ja palvelun toimittamiseksi. Siliä lähettää uutiskirjeitä 8 – 12 kertaa vuodessa ja saattaa tehdä kohdennettua suoramarkkinointia, verkkomarkkinointia, sosiaalisen median mainontaa.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

2. Rekisterin tietosisältö

Siliä kerää vain ne tiedot joilla on merkitystä asiakkaan palvelun näkökulmasta kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaationnimi- ja osoitetiedot, henkilön titteli, www-sivustojen osoitteet, sometilien tunnukset, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

3. Säännönmukaiset tietolähteet

Siliä Oy:n henkilöstö lisää henkilötiedot rekisteriin manuaalisesti. Henkilötietoja käsitellään Siliän käyttämässä CRM:ssä Taimerissa (tiedot yllä), laskutusohjelma eFinassa (yhteyshenkilö niin pyydettäessä), uutiskirjepalvelu MailChimpissä (sähköpostiosoite ja etunimi) sekä esim. tapahtumailmoittautumisiin käytetään Google Driven palveluita, jonne asiakas itse ilmoittaa tarvittavat tiedot.

 

4. Muutokset henkilötietoihin uutiskirjeisiin

Rekisterissä oleva henkilö voi poistua markkinointiviestinnän piiristä tästä. Jos haluat, että unohdamme sinut kokonaan tai päivitämme laskutustietosi ota yhteyttä sähköpostilla tiia@silia.fi.

      1. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
      2. Vanhentuneet tiedot ja muutokset päivitetään kaikkiin rekistereihin tarpeen mukaan. Vanhat yhteystiedot poistetaan pysyvästi.

 

3. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuta eteenpäin, paitsi viranomaistoimien niin edellyttäessä. Tietoja voidaan julkaista niiltä osin kuin on sovittu asiakkaan kanssa. Rekisteriä hyödynnetään MailChimp, Google Drive ja Typeforms -palveluissa. Kyseiset palvelut vastaavat osaltaan tietosuoja-asetusten noudattamisesta EU-alueella.

 

4. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina ja yhteystietoihin pääsy estetään asianmukaisin toimenpitein. Henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt joiden toimenkuvaan se kuuluu. Henkilötietoja säilytetään palvelimilla. Laitteiden fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

 

5. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä olevilla henkilöillä on oikeus pyytää selvitystä häntä koskevista rekisteritiedoista ja oikeus vaatia niihin muutoksia. Tiedot pitää pyytää henkilökohtaisesti siten, että Siliä Oy voi varmistua henkilöllisyydestä. Ota yhteyttä tiia@silia.fi.

 

6. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Tiedot pitää pyytää henkilökohtaisesti siten, että Siliä Oy voi varmistua henkilöllisyydestä. Ota yhteyttä tiia@silia.fi.