Viisi vinkkiä tapahtuman liveraportointiin

VYL:n Essi ja Siliän Jenna Viherpäivien selfiepisteellä

Tapahtuman liveraportointi on hieno keino jakaa tärkeimmät pointit ja tunnelmat tapahtumasta reaaliajassa ja toisaalta tallentaa ne myöhempää käyttöä varten. Sen avulla voidaan tuoda tapahtuma ruutujen kautta niiden osallistujien luo jotka eivät syystä tai toisesta päässeet paikalle. Liveraportoinnin keinoin voidaan tarjota myös mahdollisuus osallistua loppuunmyytyyn tapahtumaan, nostaa tärkeitä teemoja sosiaaliseen mediaan sekä tarjota lisäarvoa tapahtuman kumppaneille. Liveraportointia voi toteuttaa esimerkiksi live-videoiden, Instagram Storiesin tai live-twiittailun muodossa. Tässä blogitekstissä kerromme Viherpäivien liveraportoinnista: miten ja millaisella välineistöllä se toteutettiin ja mitkä olivat sen tavoitteet ja tulokset. Tekstin lopusta löydät viisi vinkkiä tapahtuman liveraportointiin!

 

Liveraportoinnilla lisäarvoa tapahtumalle

Olimme ystävänpäivän aikaan liveraportointikeikalla Jyväskylän Paviljongissa. Asiakkaamme Viherympäristöliitto (VYL) kutsui meidät raportoimaan kaksipäiväistä Viherpäivät-tapahtumaa yhdessä VYL:n edustajan kanssa. Viherpäivät on VYL:n jokavuotinen tapahtuma viheralan ammattilaisille. Tapahtuma koostuu seminaareista ja Vihertekniikka-näyttelystä, jossa oli tänä vuonna sata näytteilleasettajaa. Päivät pitivät meidän osaltamme sisällään yhteensä 15 live-lähetystä Facebookiin sekä päivityksiä Facebook-tapahtumaan – asiakas päivitti Twitteriä itse. Jenna roudasi paikalle kuvauskaluston ja hoiti asiat kameran takana, VYL:n Essi viihtyi hienosti kameran edessä.

Liveraportoinnin sisältöjen suunnittelun lähtökohtana oli lisäarvon luominen tapahtumalle. Emme halunneet vain toistaa tapahtumaa vaan tarjota uutta kiinnostavaa sisältöä sosiaaliseen mediaan. Livelähetyksissä haastateltiin seminaareissa puhuneita viheralan ammattilaisia, jotka kävivät haastatteluissa läpi puheenvuorojensa tärkeimpiä pointteja sekä antoivat lisäkommentteja asioihin, joita ei seminaareissa käyty läpi. Näytteilleasettajat kiittelivät haastatteluista – kiireisen messupäivän aikana kun ei jokaista puheenvuoroa päässyt seuraamaan. Lisäksi kiersimme Vihertekniikka-näyttelyssä haastattelemassa näytteilleasettajia ja esittelimme heidän palveluitaan someyleisölle.

 

Kuvauskalusto tapahtuman mukaan

Livelähetyksiä tehtiin kahdella eri tavalla. Hiljaisessa taukotilassa lähetykset tehtiin tietokoneen kautta striimauspalvelun (OBS) mahdollistamilla alku- ja loppuplansseilla varustettuna. Näihin kuvauskalustoksi valikoituivat web-kamera sekä Blue Mircophonesin Yeti-sarjan mikrofoni. Liikkeellä ollessa tietokone vaihtui puhelimeen, kameran eteen iskettiin laajakuvalinssi (lisää tilaa pystyvideoon) ja haastattelijalle käteen Rode Reporter -mikrofoni.

Suurin osa liveistä tehtiin suhteellisen meluisassa Vihertekniikka-näyttelyssä eli messuhallissa kävijöiden ja näytteilleasettajien keskellä. Lähetykset kestivät alle minuutista noin puoleen tuntiin. Tallenteet löytyvät VYL:n FB-sivuilta tietenkin edelleen ja niitä on helppo hyödyntää ensi vuoden ennakkomarkkinoinnissa sekä tämän vuoden tapahtuman jälkimarkkinoinnissa.

Kahden hektisen päivän aikana kiinnitettiin huomiota etenkin rentoon fiilikseen kuvaustilanteissa – sekä haastattelijan että haastateltavien kohdalla. Livelähetysten teko oli asiakkaalle täysin uusi asia, joten halusimme tietenkin tarjota heille mukavan kokemuksen ja kasvattaa intoa tehdä vastaavia hommia myös jatkossa. Kalustoksi kun ei tosiaan useimmissa tilanteissa tarvitse kuin sen aina mukana olevan puhelimen sekä mikrofonin. Mikrofoni on tärkeä siksi, että äänenlaatu on usein katsojalle tärkeämpi asia kuin kuvanlaatu. Huonolaatuinen ääni ajaa yleisön muualle.

Avantin myyntipäällikön haastattelu

 

Vinkit tapahtuman liveraportointiin Facebook Liven kautta

Yhteistyön alussa määriteltiin tavoitteet tekemiselle: a) kaksipäiväisen tapahtuman toinen päivä kaipasi kävijämäärän kasvattamista, b) sisältöä piti tarjota sekä Viherpäivien kävijöille että muulle yleisölle ja lisäksi c) ensi vuoden tapahtumaa ajatellen haluttiin tehdä kiinnostavaa sisältöä ennakkomarkkinointia avittamaan.

Tapahtuman kokonaiskävijämäärä kasvoi VYL:n mukaan kahden päivän aikana ennätyslukemiin. Viherympäristöliiton Facebook-sivulla nähtiin tapahtuman aikaan piikki sivutykkääjien kasvussa ja livelähetysten tallenteita on katseltu tähän mennessä yli 4 400 kertaa. Voisi siis sanoa, että tavoitteet saavutettiin! Asiakas oli tyytyväinen, ja meillä oli hauska ja mielenkiintoinen keikka. Oppeja saatiin niin kasvualustoista, viherkattoratkaisuista kuin livelähetysten tekemisestä. Tässä lopuksi nyt kuitenkin viisi vinkkiä jälkimmäiseen.

  1. Jos livelähetysten tekeminen on vielä vierasta, ota kaveriksi kokenut tekijä, jolta voit oppia yhdessä tehtäessä.

  2. Suunnittele liven sisältö etukäteen ja aikatauluta huolella! Mieti myös tarpeita jo tässä kohtaa: mikrofoneja on paljon erilaisia ja eri tyyppiset mikit sopivat tietenkin parhaiten eri tilanteisiin. Muista, että ammattilaiset auttavat, jos oma mikrofonitietämys ei ole vahvin osaamisalue.

  3. Markkinoi live-lähetyksiä ennakkoon kiinnostavasti. Tällä saat sitoutuneimmat katsojat jopa merkitsemään lähetyksen aikataulun omiin kalentereihinsa.

  4. Pelkkä tapahtuman toistaminen voi olla tylsää. Voit erottautua hienosti sillä, että tarjoat aidosti lisää kiinnostavaa sisältöä myös paikan päällä oleville.

  5. Perusvarustemuistutus: kassiin aina mukaan vara-akut, laturit, teippiä sekä tarpeeksi jatkojohtoa ja piuhoja laitteiden väliin. Liikkuva laajakaista on myös hyvä olla aina messissä, tapahtumapaikkojen wifit eivät välttämättä ole aina luotettavimmasta päästä.

Lisää vinkkejä tapahtuman liveraportointiin löydät aiemmasta blogitekstistämme täältä.

Siliä jeesii mieluusti myös teitä live-lähetysten kanssa. Sujuvasti tiiminä, avaimet käteen -periaatteella tai kouluttaen. Ihan mikä on parasta teille! Katso lisää Siliän livelähetyspalvelusta tai soita tai meilaa Johannalle  040 167 9885, johanna@silia.fi